Von Luuk Post | 15-11-2019

Ihre Kommunikationsplanung läuft, alle arbeiten mit und jeder kennt seine oder ihre Aufgaben. Aber dann kommt auf einmal etwas dazwischen. Der eine Newsjack muss auch noch geteilt werden oder der Newsletter soll einen Tag später erst gesendet werden. Und so gerät auf einmal Ihre ganze Planung völlig durcheinander. Wie können Sie dafür sorgen, dass Ihre Planung up to date bleibt und Ihr ganzes Team sich daran hält? Das klappt, wenn Sie regelmäßige Content-Abstimmungen zu einem festen Zeitpunkt planen.

Die Content-Abstimmung

Jetzt denken Sie bestimmt: noch mehr Besprechungen? Ja, das stimmt. Aber hier geht es um ein sehr effizientes Abstimmen. Sie stimmen sich mit Ihrem Team nämlich lediglich über die Kommunikationsplanung ab. Wer macht was und wie laufen die Projekte? So bleiben Sie und alle Kollegen up to date. Außerdem eignen sich die Content-Abstimmungen gut zum Starten neuer und zur Beurteilung früherer Projekte. Und Sie können miteinander besprechen mit welchen Problemen Sie konfrontiert wurden und welche Hilfe Sie gebrauchen könnten. Mit der Content-Abstimmung aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Planung.

Wie läuft so eine Content-Abstimmung denn ab?

Wie läuft so eine Content-Abstimmung denn ab? Für die Content-Abstimmung gilt genau wie für alle anderen Besprechungen: Planen Sie einen festen Zeitpunkt. Bei uns findet die Content-Abstimmung immer montags statt, weil alle nach dem Wochenende frisch und ausgeruht wieder anfangen. Aber es ginge natürlich auch an einem anderen Tag - wie es Ihnen am besten auskommt eben. Was bespricht man denn eigentlich in so einer Content-Abstimmung? Und – genauso wichtig – was nicht?

Was wird miteinander besprochen?

Die wichtigsten Punkte Ihrer Content-Abstimmung sind die vergangene Woche, diese Woche und die nächste Woche:

  • Die vergangene Woche: Welche Kommunikationen waren erfolgreich? Welche nicht? Was haben wir daraus lernen können? Wie wirkt sich das auf diese Woche aus? Posten Sie den Content zu einem späteren Zeitpunkt oder war die nicht gepostete Nachricht im Nachhinein doch nicht so wichtig? Oder bedeutet es, dass Sie diese Woche etwas verschieben müssen? Wurde ein LinkedIn Beitrag nicht gepost? Fragen Sie Ihre Kollegen nach dem Grund. Vielleicht war zu viel zu tun, oder wurde es einfach vergessen.
  • Diese Woche: Was wurde für diese Woche geplant? Und was haben Sie aus der vergangen Woche gelernt? Wie wurden die Aufgaben eingeteilt? Sollte in der aktuellen Planung etwas geändert werden? Welche Aufgaben müssen diese Woche erledigt werden und schaffen alle das? Aber passen Sie auf: Gehen Sie nicht zu tief in die Details. Es geht vor allem darum, dass die Planung auch weiterhin stimmt. Konzentrieren Sie sich auf die Lösungen und passen Sie Ihre Planung an.
  • Nächste Woche: Sie haben gerade Ihre Planung für diese Woche geändert, aber was kommt danach? Genau, die nächste Woche. Vergessen Sie nicht, sich auch die Planung für die nächste Woche kurz anzusehen. Vielleicht stehen da noch Aufgaben, die eigentlich diese Woche schon erledigt werden sollten. Und die Änderungen in dieser Woche wirken sich natürlich auch auf die nächste Woche aus.

Was wird nicht besprochen?

Diese Frage ist mindestens genauso wichtig. Damit Abstimmungen nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen, sprechen wir hier auch ein paar Fallstricke an:

  • Zu tief ins Detail gehen: Es geht vor allem darum, dass die Planung stimmt und dass allen deutlich ist, was sie zu tun haben.
  • Content während der Abstimmung besprechen: Selbstverständlich haben Sie eine Meinung zum Content, der geschrieben werden muss. Allerdings sollten Sie sich die Frage stellen, ob das Thema wichtig für alle Beteiligten ist. Finden Sie es wichtig? Dann besprechen Sie es. Ist es wahrscheinlich nicht wichtig genug? Besprechen Sie es dann mit dem Kollegen persönlich.
  • Den Kollegen fragen, warum er seine Aufgabe nicht erledigt hat. Ja, natürlich ist das eine wichtige Information für Sie. Aber formulieren Sie die Frage besser etwas anders: „Aus welchem Grund haben Sie das noch nicht erledigt?“ Die Antwort auf diese Frage ist viel relevanter. Darüber hinaus bezieht sich diese Formulierung auf den Prozess und nicht auf die Person.
  • Länger als einen Monat vorausschauen. Ziel der Planung ist es, zu wissen was als nächstes kommt. Allerdings sollten Sie nicht allzu weit vorausplanen, wenn Sie Ihre Content-Abstimmung auch weiterhin übersichtlich gestalten möchten. Planen Sie diese Themen lieber in andere Besprechungen ein.

Natürlich muss die Content-Abstimmung auch zu Ihrer Arbeit passen. Darum erfahren wir gerne, wie Sie das sehen. Sind Sie mit unseren Tipps nicht einverstanden? Dann lassen Sie mich wissen, wie Sie Ihren Content strukturieren wollen. Senden Sie mir eine E-Mail: info@inhaltskalender.de, oder rufen Sie mich an unter Telefonnummer: +49 32 221 853 025.

Headerfoto von: Nik MacMillan