Von Celine van der Burg | 08-04-2020

Viele Kommunikationsteams benutzen es immer noch für Ihre Content-Planung: Excel. Und dass, obwohl es mittlerweile Tools gibt, die Ihrem Team bei der Planung und Durchführung von Projekten wesentlich bessere Unterstützung bieten. Wir haben Excel in drei wichtigen Phasen Ihrer Content-Strategie mit dem Inhaltskalender verglichen: Planung, Durchführung und Beurteilung.

Planung

Sie haben in Excel eine Content-Planung erstellt und sind stolz darauf. Sie haben ein schönes und ordentliches Dokument erstellt mit einer Content-Planung, die wirklich perfekt aussieht. Natürlich hat das Erstellen der Übersicht ziemlich viel Zeit gekostet, aber das Resultat ist einfach gut. Sie senden Ihrem Team die Übersicht per E-Mail. Offensichtlich muss aber noch das eine oder andere geändert werden und Sie empfangen von mehreren Kollegen seine oder ihre „Version 2“. Ihr Originaldokument stimmt nicht mehr, ist auf einmal unübersichtlich und die Änderungen widersprechen sich. Alle Mühe war umsonst. Und das bevor das Projekt überhaupt richtig angefangen hat.

Beim nächsten Mal packen Sie es anders an: Sie senden Ihren Kollegen das Dokument nicht mehr per E-Mail, sondern teilen es in einem geteilten Ordner mit. Allerdings empfangen Sie jetzt immer wieder die Fehlermeldung „Nur zum Lesen öffnen“, weil einer Ihrer Kollegen seinen Arbeitsplatz verlassen hat, ohne das Dokument zu schließen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Mit dem Inhaltskalender gehören all diese Ärgernisse der Vergangenheit an. Während der Vorbereitungsphase Ihres Projekts unterstützt Sie dieses Tool beim Erstellen einer übersichtlichen Content-Planung, die von allen Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden kann. Ihre Content-Planung ist jederzeit deutlich und übersichtlich. Mit dem Inhaltskalender bestimmen Sie ganz einfach die Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Teams. Sie sehen sofort, welcher Content zu welchem Zeitpunkt geplant wurde, zu welchem Projekt er gehört und wo er gepostet wird. Diese Vorgehensweise sorgt nicht nur für mehr Effizienz in Ihrer Organisation, sondern Sie können auch schon weiter vorausarbeiten und entdecken Engpässe schneller.

Durchführung

Die Planung ist bekannt, das Projekt begonnen. Jetzt wird es Zeit für die Durchführung der Content-Planung. Das Team ist engagiert und jeder kennt seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Damit alle immer up to date bleiben, planen Sie eine wöchentliche Besprechung ein..

In dieser Besprechung blicken Sie sowohl zurück als auch voraus. Mit dem Inhaltskalender filtern Sie ganz einfach je nach Aufgabe, so dass alle an die Reihe kommen. Auf diese Art und Weise sind Sie immer genau über den aktuellen Stand der Aufgaben der vergangenen als auch der kommenden Woche informiert. Sorgen Sie dafür, dass die Besprechung nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt und gut strukturiert ist. Dann bleiben alle konzentriert und wissen genau, woran sie sind. So funktioniert Ihre Planung immer.

Beurteilung

Haben Sie das Projekt beendet? Dann ist es jetzt Zeit zur Beurteilung. Uns ist aufgefallen, dass Organisationen, die mit Excel als Inhaltskalender arbeiten, nicht strukturell bewerten. Sie verfassen höchstens ein Protokoll mit Tipps und Tops. Aber wie oft sehen Sie sich ein solches Protokoll überhaupt an? Dabei ist eine gute Beurteilung sehr wichtig, wenn man seine Content-Planung verbessern möchte.

Der Vorteil des Inhaltskalenders ist, dass Sie sich bei einem neuen Projekt die Erfahrungen aus vorherigen Projekten ganz einfach ansehen können. Mit ein paar Klicks können Sie sich ältere Projekte ansehen und kopieren. So sparen Sie viel Zeit!

Tipps zum Zeitsparen

Mit dem Inhaltskalender können Sie viel Zeit sparen, vor allem, wenn Sie dieser neuen Arbeitsweise wirklich eine Chance geben. Diese Zeit können Sie zur Optimierung gebrauchen. Oder um über neue Content-Formate nachzudenken. Oder vielleicht sogar über eine neue Strategie. Die Möglichkeiten sind endlos.

Möchten Sie wissen, was der Inhaltskalender für Ihre Organisation bedeuten kann?

Headerfoto von: James Lee via Unsplash