Von Sanne Heil | 29-3-2019

In der letzten Projekt-Abstimmung habe ich vorgeschlagen, einen Kommunikationsplan zu erstellen und jetzt sitze ich vor einem leeren Excel-Dokument und weiß nicht, wo ich anfangen soll. Wie kann ich den Kommunikationsplan am besten einteilen? Wie zeige ich die verschiedenen Medienkanäle an? Und wie teile ich Mitarbeitern Aufgaben zu? Ich habe den Inhaltskalender ausprobiert und auf einmal war alles ganz einfach.

Die Zutaten eines guten Kommunikationsplans

Bevor Sie mit dem Erstellen eines Kommunikationsplan beginnen, sollten Sie sich zuerst die folgenden Fragen stellen: Mit welchem Ziel erstellen sie den Plan? Wer wird daran arbeiten? Wie kann ich ihn am besten strukturieren? Und denken Sie auch daran, sich bei Ihren Mitarbeitern zu erkundigen, was ihnen am Kommunikationsplan wichtig ist.

Die Zutaten eines guten Kommunikationsplans:

  • Übersicht: Es ist deutlich, welche Nachrichten zu welchem Zeitpunkt und welchem Medienkanal geplant wurden.
  • Einteilung: Es ist deutlich, wer was tut.
  • Einfach zu aktualisieren: Änderungen können einfach und schnell durchgeführt werden.
  • Filtern: Sie sehen sich nur für Sie relevante Information an.
  • Zusammenarbeit: Kollegen können (gleichzeitig) Items hinzufügen oder bearbeiten.

Bekommen Sie das in Excel hin? Herzlichen Glückwunsch! Läuft das bei Ihnen – genau wie bei mir – mühsam? Lesen Sie dann hier weiter.

Excel im Vergleich zum Inhaltskalender

Nach ungefähr zwei Stunden war meinen Kommunikationsplan in Excel fertig. Ich hatte eine Jahresübersicht erstellt, jedes Projekt mit einer anderen Farbe angedeutet und Newsjacks hinzugefügt. Zeitraubend? Ja. Praktisch? Nein. Frustrierend? Sehr. Zum Erstellen eines Kommunikationsplans war Excel nicht besonders gut geeignet. Es war sehr mühsam, den einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zu zuweisen, das Layout verschob sich ständig und ich musste meine Kollegen immerzu daran erinnern, das Excel-Dokument abzuschließen, weil wir nicht gleichzeitig darin arbeiten konnten. Ich hatte auch viel zu wenig Platz für den Inhalt des Contents und die Medienkanäle waren unübersichtlich. Ginge das nicht irgendwie einfacher?

Mit dem Inhaltskalender arbeiten

Also habe ich beschlossen, den Inhaltskalender auszuprobieren. Das Erstellen des Kommunikationsplans, und das Einführen aller Angaben, Wochen und Monate konnte ich mir sparen, weil das in diesem Online-Tool schon im Voraus eingestellt wurde. Sie können zwischen der Wochen- und Monatsübersicht hin- und herspringen, genau wie zwischen der Kalender-, Listen- und Zeitleistenübersicht. Wichtige Feiertage standen auch schon im Kalender. Dies alles führte schon zu einer Zeitersparnis von mindestens einer Stunde.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Tatsache, dass mehrere Mitarbeiter den Kommunikationsplan gleichzeitig bearbeiten können. Mit acht Mitarbeitern ist unser Team zwar relativ klein, trotzdem war es ein großer Unterschied, dass wir den Kommunikationsplan gleichzeitig öffnen und bearbeiten konnten. Die Excel -Meldung 'Nur zum lesen öffnen' gehört ab jetzt der Vergangenheit an.

In Gegensatz zu Excel ist der Inhaltskalender übersichtlich. Sie sehen auf den ersten Blick , welche Kommunikation zu welchem Zeitpunkt eingeplant wurde. Zur Andeutung der Medienkanäle können Sie aus verschiedenen Symbolen wählen, wie das Facebook- oder E-Mailsymbol, damit sofort deutlich ist, welche Kommunikation über welchen Kanal veröffentlicht wird. Deuten Sie Projekte in verschiedenen Farben an, dann sehen Sie sofort, welche Kommunikation zu welchem Projekt gehört. Erstellen Sie für jede Abteilung ein Thema, damit sich Ihre Kollegen nur die Projekte ansehen müssen, die für sie interessant sind. Mit der Filterfunktion wählen Sie ganz einfach, welche Informationen für Sie persönlich sichtbar sind und welche nicht. Oder wählen Sie nur die Kommunikationen aus, die Ihr Projekt betreffen.

Die Wochenübersicht im Inhaltskalender ist der ideale Ausgangspunkt für Ihre Content- oder Projekt-Abstimmung. Außerdem empfangen alle Kollegen jeden Sonntag automatische eine E-Mail mit einer Übersicht aller Kommunikationen und der persönlichen Aufgaben für die kommende Woche. So sind alle immer auf dem neuesten Stand des aktuellen Kommunikationsplans.

Den Content-Prozess strukturieren

Das neueste Update des Inhaltskalenders ist eine Lösung für das Strukturieren des Content-Prozesses. Mit dieser Funktion, die 'Workflows' genannt wird, können Sie Standardprozesse für bestimmte Content-Formate erstellen. Schreiben Sie einen neuen Blogpost? Importieren Sie den Standard - Workflow -'Blog' und sehen Sie sofort, für welchen Prozess man sich in Ihrer Organisation entschieden hat. Vom Sammeln von Input bis hin zur Veröffentlichung haken Sie alle Schritte ganz einfach ab. Das geht in Excel wirklich nicht.

Alles an einer Stelle

Der Inhaltskalender fügt alles zusammen. Fügen Sie Ihrem Account auch das Tone of Voice-Dokument und den Styleguide Ihrer Organisation hinzu. Das ist sowohl für das ganze Kommunikationsteam als auch für eventuelle externe Partner wie Gastredakteure oder eine Webcare-Firma praktisch. Sie fügen auch ganz einfach ein Word-Dokument oder Abbildungen an Ihr Kalender-Item hinzu. So speichern sie allen Input an einer Stelle.

Vergessen Sie Excel, arbeiten Sie mit dem Inhaltskalender

Ich bin überzeugt. Mit dem Inhaltskalender erstellen Sie wesentlich einfacher einen Kommunikationsplan als mit Excel. Sie müssen etwas Zeit investieren, um alle Kommunikationen zu importieren, aber Ihr Kommunikationsplan kann im Inhaltskalender mühelos aktualisiert werden. Der persönliche Service vom Inhaltskalender helfen Ihnen dabei, einen Plan, der zu Ihrer Content-Organisation passt zu erstellen. Ich finde: Vergessen Sie Excel, arbeiten Sie mit dem Inhaltskalender!

Sanne Heil ist Content-Spezialistin bei Presenter und berät verschiedene Organisationen beim Erstellen eines Kommunikationsplans.