Logo Plan International

Unser Kunde: Plan International

Bei Plan International in den Niederlanden herrschte ein gewisses Durcheinander von Kommunikationen und Projekten. Aus diesem Grund machte sich Content-Koordinatorin Nicole auf die Suche nach einem System, das mehr Überblick verschaffen konnte: „Wir arbeiten mit drei Abteilungen zusammen. Mit dem Inhaltskalender informieren wir einander über alle externen Kommunikationen. Wann läuft welche Kampagne und welche Zielgruppen empfangen welchen Newsletter? Früher machten wir das mit einem Excel-Sheet. Können Sie sich vorstellen, wie das aussah? Völlig überfüllt und unübersichtlich.“

Die Tabelle platzte aus allen Nähten und Nicole suchte einen Ersatz: „Ich hatte den Inhaltskalender schon einmal ausprobiert als das System gerade erst entwickelt worden war. Als ich ein Jahr später noch einmal einen Probe-Account erstellte, war er durch viele Updates viel übersichtlicher geworden. Da haben wir uns entschieden, mit dem Inhaltskalender zu arbeiten.“

Die niederländische Filiale von Plan International benutzt den Inhaltskalender auch, um die Abteilung, die Kontakt zu den privaten Sponsoren hat, zu informieren. Welche Kommunikationen und Kampagnen werden zu welchem Datum veröffentlicht? Mit dem Inhaltskalender können diese aufeinander abgestimmt werden. „Das Team vom Kundendienst weiß jetzt beispielsweise, wann wir eine neue Kampagne starten und kann sich darum schon im Voraus auf die Aufgaben, die zu dieser Kampagne gehören, vorbereiten. Und wir wiederum wissen, wann Plan-Patenreisen organisiert werden. So können wir einplanen, welche Kollegen während dieser Reise eventuell für Content sorgen können.“

Der Inhaltskalender bietet viele verschiedene Möglichkeiten, wie Tools für Berichte oder Budgets. Ehrlich gesagt benutzen wir nicht alle diese Tools. Eigentlich könnten wir noch viel mehr aus diesem System herausholen.

Die Einführung des Inhaltskalenders verlief bei Plan International in den Niederlanden nicht völlig reibungslos: „Momentan stehen bei uns 27 Kampagnen im Inhaltskalender. Wir mussten am Anfang ausklügeln, wie wir alles am besten eintragen konnten. Ich hatte Glück und konnte mit einem Mitarbeiter einer anderen Organisation, die auch mit dem Inhaltskalender arbeitet, darüber sprechen, wie sie das Programm dort eingerichtet haben. Das war sehr hilfreich.“

Das Programm musste noch etwas an die Bedürfnisse von Plan International angepasst werden: „Der Mitarbeiter vom Inhaltskalender war sehr hilfsbereit und beantwortete unsere Fragen immer sehr schnell. Er passte Einiges im System an, so dass es besser auf Plan International in den Niederlanden abgestimmt ist. Wir mussten den internationalen Tag gegen weibliche Genitalverstümmelung beispielsweise als Feiertag hinzufügen, obwohl es sich natürlich gar nicht um einen Feiertag handelt. Glücklicherweise konnte dies schnell von Feiertag in ‚Besondere Tage‘ geändert werden.“

Manche Kollegen müssen sich noch an die Benutzung des Inhaltskalenders gewöhnen. „Intern gab es anfänglich viel Widerstand. Zum Glück wollten die Abteilungsmanager an der Implementierung des Inhaltskalenders mitarbeiten. Wir benutzen den Inhaltskalender jetzt für unser monatliches Stand-Up mit der gesamten Organisation.“ So wissen immer alle, was wann geplant ist: „Wir benutzen den Inhaltskalender auch in unserer wöchentlichen Abstimmung mit der Kommunikationsabteilung, obwohl... Manchmal vergessen wir es auch. Zum Glück sendet der Inhaltskalender jede Woche E-Mails, dann sind doch immer alle gut informiert.“

Und das Excel-Sheet? „Wir benutzen das Excel-Sheet noch für Kampagnen, die noch nicht definitiv feststehen. Wir haben es also noch nicht ganz geschafft. Aber ich hoffe, dass wir solche Planungen in Zukunft ganz ohne Excel erstellen werden.“